Dicas para aplicar e combinar o ciclo PDCA com outras ferramentas de gestão

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O PDCA é um método interativo de gestão de quatro passos, amplamente utilizado para implementar, controlar e melhorar processos e produtos nas organizações. É também conhecido como o círculo, ciclo, roda de Deming ou de Shewhart.
Os quatro passos, que dão origem ao nome do ciclo, são:

P (Plan) – Planejar o sistema;
D (Do) – Executar o que foi planejado;
C (Check) – Verificar se está sendo executado conforme o planejado;
A (Act) – Tomar ações para corrigir, prevenir e melhorar o que for necessário;

Conhecer o ciclo PDCA e saber o que significa cada um de seus passos, não é novidade para a maioria de nós, gestores.
A grande questão é: como fazer funcionar?! Como planejar? Como executar? Como verificar? Como agir?
Então, veja abaixo algumas dicas de como colocar o PDCA para funcionar, utilizando-o em conjunto com outras ferramentas de gestão:

Passo 1: P (Plan – Planejar) – Estabelecer os objetivos e processos necessários para entregar resultados de acordo com o projetado (objetivos e metas da organização). Para planejar o sistema de gestão de uma empresa podemos utilizar ferramentas como:

–>Análise SWOT (FOFA) – faça um levantamento dos pontos fortes (forças – strenghts) e pontos fracos (fraquezas – weaknesses), das oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) da empresa. Após o levantamento, estabeleça um plano com ações, objetivos e metas para maximizar as forças, minimizar as fraquezas e também para aproveitar as oportunidades e enfrentar as ameaças;

 –>5W2H – para cada ação do plano estabelecido na análise SWOT, desenvolva o 5W2H. Um bom planejamento deve, obrigatoriamente, responder no mínimo a essas 7 perguntas (5W + 2H): What (O que será feito?); Who (Quem vai fazer?); When (Quando será feito e qual o prazo final – dead line?); Why (Por que será feito?); Where (Onde?); How (Como será feito?) e How Much (Quanto vai custar?);

É importante que as ações traçadas neste primeiro passo estejam sempre de acordo com a missão, visão, valores e política definidos pelas empresa.
Vale ressaltar que a elaboração do organograma, da matriz de responsabilidades, dos descritivos de cargos e funções é também um ponto importante nesta etapa de planejamento do sistema.

Passo 2: D (Do – Executar) – Implementar o plano, executar o processo, fazer o produto. Nesta etapa, podemos usar as seguintes ferramentas:

–>Procedimentos Operacionais Padrões (POP) – para executar o que planejamos é preciso, acima de tudo, padronizar o que queremos que seja executado. Para isso, podemos e devemos elaborar os famosos POPs, que são descrições detalhadas de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma atividade. Com a elaboração destes procedimentos, garantimos que o processo será executado sempre da mesma maneira, independente do operador;

 –>Fluxogramas – uma imagem vale mais do que mil palavras. Fluxograma é um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representação esquemática de um processo. Fazer um fluxograma é uma forma de transformar em desenho, em imagem, o que está escrito no Procedimento Operacional Padrão (POP). Os fluxogramas são bem quistos pelos operadores dos processos devido à sua simplicidade e facilidade de entendimento.

  –>Treinamentos – para garantirmos a execução conforme planejado é preciso treinar, incessante e continuamente, todas as pessoas envolvidas. É preciso garantir que todos entendem os POPs, os fluxogramas e demais documentos pertinentes.

–>Programa 5S – cuide da base. Crie uma cultura organizacional para evitar desperdícios, facilitar o aprendizado e praticar os conceitos e ferramentas da qualidade implementando 5 (cinco) sensos básicos (“5S”): Senso de Utilização, Senso de Ordenação, Senso de Limpeza, Senso de Saúde e Higiene e Senso da Autodisciplina.

• Passo 3: C (Check – Verificar) – verificar é estudar os dados, medidos e coletados no passo 2 “executar” e compará-los em relação aos resultados esperados com os objetivos e metas estabelecidos no passo 1 “planejar” na intenção de determinar quaisquer diferenças entre o real e o esperado. Para verificar o sistema da organização podemos utilizar as ferramentas abaixo:

 –>Folhas de verificação (Check Lists) – são tabelas, planilhas simples, formulários planejados para facilitar a coleta de dados, garantindo que os dados sejam coletados e registrados de forma fácil e concisa. O ideal é a própria empresa desenvolver seus próprios “check lists”, de acordo com o que se deseja medir (objetivos e metas). É importante identificar claramente o objetivo da coleta de dados, quais são os dados a serem coletados e porquê;

–>Carta controle – são gráficos usados para mostrar o desempenho de um sistema e monitorar o sistema quanto a quaisquer modificações, variações em seu desempenho. Amplamente utilizada para indicar causas especiais de variações nos processos – variações esporádicas e localizadas que têm de ser investigadas;

–>Histograma – mostra a distribuição dos dados coletados na folha de verificação através de um gráfico de barras. É uma maneira gráfica de organizar e descrever conjuntos de dados e tornar fácil a compreensão dos dados para enxergar neles tendências, médias e variações normais ou especiais no processo;

–>Gráfico de Dispersão – é um gráfico onde pontos no espaço cartesiano XY são usados para representar simultaneamente os valores de duas variáveis quantitativas, medidas em cada elemento do conjunto de dados com o objetivo de mostrar o que acontece com uma variável (x) quando a outra (y) muda, para testar possíveis relações de causas e efeitos entre as duas variáveis.

• Passo 4: A (Act – Agir) – tomar ações corretivas, preventivas e de melhoria sobre as diferenças entre os resultados reais e planejados. Analisar as diferenças para determinar suas causas. Determinar onde aplicar as mudanças que incluem a melhoria do processo ou produto. Nesta etapa, utilize ferramentas como:

  –>5 Why (Cinco Porquês) – técnica para encontrar a causa raiz de um defeito ou problema que parte da premissa que após perguntar cinco vezes o porque um problema está acontecendo, sempre relacionado a causa anterior, será determinada a causa raiz do problema ao invés da fonte de problemas. Consiste em formular a pergunta “Por quê” cinco vezes para compreender o que aconteceu. Nada impede, porém, que mais (ou menos) do que 5 perguntas sejam feitas.

  –>Ishikawa (Espinha de Peixe) – é um método utilizado para indicar, em um diagrama em forma de espinha de peixe, todas as causas possíveis para um problema específico (efeito). São elaborados para ilustrar claramente as diversas causas ou fatores que afetam um problema, separando-as em grupos por tipo de causa. Para cada efeito, provavelmente haverá diversas categorias principais de causas, por exemplo, as causas principais da variação do processo são normalmente divididas nos 8M’s: Material, Máquina, Mão de obra, Método, Meio Ambiente, Management (gerenciamento), Matéria Prima e Medição.

  –>Brainstorming (Tempestade de ideias) – é uma dinâmica em grupo que é usada como uma técnica para resolver problemas específicos, para desenvolver novas ideias ou projetos, para juntar informação e para estimular o pensamento criativo. A técnica propõe que um grupo de pessoas se reúna e utilize seus pensamentos e ideias para que possam chegar a um denominador comum, a fim de gerar ideias inovadoras que levem um determinado projeto ou ação adiante. Nenhuma ideia deve ser descartada ou julgada como errada ou absurda, todas devem estar na compilação ou anotação de ideias ocorridas no processo, para depois evoluir até a solução final.

–>Diagrama de Pareto – a análise de Pareto classifica os problemas em ordem de gravidade e pode ser visualmente demonstrada na forma de um gráfico de barras, que é denominado diagrama ou gráfico de Pareto. Este gráfico nos auxilia a: escolher um ponto de partida para a solução do problema; voltar a nossa atenção e esforços aos problemas verdadeiramente importantes; monitorar o sucesso.

Outras ferramentas, já existentes ou criadas por nós mesmos, são sempre bem vindas para garantir a continuidade do ciclo PDCA.
O que leva a organização à excelência e ao sucesso é o modo como ela arranja seu sistema produtivo.
A comunicação e a liderança eficazes são quesitos imprescindíveis para o sucesso de todos os passos citados acima. Um bom líder é aquele que sabe explicar as coisas às pessoas para fazê-las bem e prontamente.

Fonte: Administradores.com

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